В офіційних бізнес-листах важливо мати не тільки ясний і точний зміст, а й правильно оформлені підписи. Підпис включає інформацію про вашу посаду, контактні дані та інші релевантні деталі. Коректне оформлення підпису допоможе встановити професійні зв'язки, підтвердити ваш авторитет та серйозність.
Першим кроком у створенні правильного підпису є вказівка вашої посади. Посада повинна бути написана з використанням ясних та специфічних термінів, щоб оточуючі могли одразу визначити вашу роль та відповідальність в організації.
Далі необхідно вказати контактні дані, такі як телефон та електронну пошту. Це дозволить одержувачу звернутися до вас у разі потреби. При вказівці електронної пошти переконайтеся, що вона є професійною, без використання неприйнятних нікнеймів або жартівливих адрес.
Нарешті вам може знадобитися додати посилання на логотип компанії або дизайн, щоб підкреслити ваш зв'язок з певним брендом. Переконайтеся, що такі елементи не оскверняють оформлення листа та відповідають вашій корпоративній ідентичності.
| Пункт | Зміст |
|---|---|
| 1 | Вкажіть повне офіційне найменування організації або ПІБ відправника |
| 2 | Вкажіть посаду відправника |
| 3 | Вкажіть контактну інформацію: адресу, телефон, електронну пошту |
| 4 | Напишіть дату надсилання листа |
| 5 | Вкажіть адресата та його офіційне найменування або ПІБ |
| 6 | Напишіть привітання та звернення до адресата |
| 7 | Опишіть мету чи предмет листа |
| 8 | Наведіть основну інформацію чи аргументи на підтримку своєї мети |
| 9 | Запропонуйте конкретні заходи чи дії, які потрібно вжити |
| 10 | Висловіть подяку за увагу та просіть про зворотний зв'язок |
| 11 | Вкажіть підпис відправника, включаючи повне ім'я та посаду |
Лист має обов'язково містити підпис. Найкращий підпис – ім'я, прізвище, посада та назва організації. Якщо ви добре знайомі, і ділове листування з людиною має неформальний характер, можна підписуватися тільки своїм ім'ям.5 серп. 2022 р.
Як красиво закінчити офіційний лист?
Залежно від контексту можна використовувати такі готові фрази:
- Будемо раді співпрацювати з Вами!
- Сподіваємось на плідну співпрацю!
- Звертайтеся у разі виникнення питань. …
- Будемо раді бачити Вас серед наших партнерів!
- Якщо виникли запитання, напишіть або зателефонуйте.
Як підписувати офіційні листи?
Стандартна підпис:
- З повагою;
- щиро Ваша);
- з найкращими побажаннями.
Як правильно закінчити листа з повагою?
Наприкінці листа є формула ввічливості та підпис. Наприклад, «З повагою, ПІБ». Звернення на «ти» в офіційному листуванні є неприпустимим, навіть якщо ви підтримуєте з кореспондентом дружні стосунки. До викладача слід звертатися на Ви з великої літери.